Apostil şerhi, bir ülkede düzenlenen resmî belgenin başka bir ülkede geçerli şekilde kullanılabilmesi için yapılan uluslararası belge onay işlemidir. Bu sistem, 5 Ekim 1961 tarihli Lahey Apostil Sözleşmesi ile kabul edilmiş olup, sözleşmeye taraf ülkeler arasında resmî belgelerin ayrıca konsolosluk veya diplomatik temsilcilik tarafından onaylanmasına gerek kalmadan kullanılmasını sağlar. Apostil şerhi sayesinde doğum belgesi, mahkeme kararı, nüfus kayıt örneği, diploma, vekaletname veya noter onaylı belge gibi resmî evrakların yabancı makamlar nezdinde tanınması kolaylaşır.
Apostil şerhinin en önemli özelliği, belgenin içeriğini değil, belge üzerindeki imza, mühür, kaşe veya belgeyi düzenleyen kişinin sıfatını doğrulamasıdır. Yani apostil, belgedeki bilgilerin maddi olarak doğru olduğunu garanti etmez; belgenin yetkili bir makam tarafından düzenlendiğini veya onaylandığını gösterir. Bu nedenle apostil işlemi yapılmadan önce belgenin hangi ülkede kullanılacağı, belgenin türü, tercüme gerekip gerekmediği ve ilgili ülkenin Lahey Apostil Sözleşmesi’ne taraf olup olmadığı mutlaka kontrol edilmelidir.
Apostil Şerhi Hangi Belgeler İçin Gereklidir?
Apostil şerhi genellikle yurt dışında kullanılacak resmî belgeler için gereklidir. Nüfus kayıt örneği, doğum belgesi, evlenme kayıt örneği, ölüm belgesi, ikametgah belgesi, adli sicil kaydı, mahkeme kararları, boşanma ilamları, diploma, transkript, öğrenci belgesi, noter onaylı vekaletname, imza sirküleri ve bazı ticaret sicil belgeleri apostil işlemine konu olabilir. Özellikle yurt dışında evlilik, vatandaşlık, oturum, eğitim, çalışma izni, miras, dava, tapu veya şirket işlemleri yapılacaksa ilgili yabancı makamlar çoğu zaman belgenin apostilli olmasını talep eder.
Belgenin apostil işlemine uygun hale gelmesi, belgenin türüne göre değişir. Örneğin idari nitelikteki belgelerde valilik veya kaymakamlık üzerinden apostil alınabilirken, mahkeme kararı ya da adli sicil kaydı gibi adli belgelerde ilgili adli makamlar devreye girer. Noter onaylı tercümeler veya vekaletnamelerde ise önce belgenin noter işlemi tamamlanmalı, ardından apostil aşamasına geçilmelidir. Bu noktada yapılan en yaygın hata, yalnızca tercüme yaptırmanın veya noterden onay almanın apostil yerine geçeceğini düşünmektir; oysa apostil, noter onayından ayrı ve uluslararası geçerlilik bakımından tamamlayıcı bir işlemdir.
Apostil Şerhi Olmayan Belgeler Türkiye’de Geçerli Midir?
Yurt dışında düzenlenmiş bir belgenin Türkiye’de kullanılabilmesi için, belgenin düzenlendiği ülkeye ve belgenin niteliğine göre apostil veya konsolosluk onayı gerekebilir. Eğer belge Lahey Apostil Sözleşmesi’ne taraf bir ülkede düzenlenmişse, Türkiye’deki kurumlar genellikle belgenin apostil şerhli olmasını arar. Apostil bulunmayan yabancı resmî belgeler, mahkeme, tapu müdürlüğü, nüfus müdürlüğü, noterlik veya diğer kamu kurumları nezdinde işlem yapılırken eksik belge olarak değerlendirilebilir ve işlem reddedilebilir ya da tamamlanması istenebilir.
Ancak her belge için aynı değerlendirme yapılmaz. Bazı çok dilli nüfus kayıt örnekleri, taraf olunan özel uluslararası sözleşmeler kapsamında ayrıca apostil gerektirmeden kabul edilebilir. Buna karşılık, belge Lahey Apostil Sözleşmesi’ne taraf olmayan bir ülkeden alınmışsa apostil sistemi uygulanmaz; bu durumda genellikle ilgili ülkenin dışişleri makamı ve Türk konsolosluğu üzerinden konsolosluk tasdiki süreci gerekir. Bu nedenle Türkiye’de kullanılacak yabancı belgelerde yalnızca belgenin varlığına değil, belgenin hangi ülkeden alındığına, apostil şerhi taşıyıp taşımadığına, tercümesinin usulüne uygun yapılıp yapılmadığına ve Türk makamlarının özel belge şartlarına dikkat edilmelidir.
Hangi Ülkeler Lahey Apostil Sözleşmesi’ne Taraftır?
Lahey Apostil Sözleşmesi’ne taraf ülkeler oldukça geniştir ve bu liste zaman içinde yeni katılımlarla değişebilir. Türkiye, Almanya, Fransa, Hollanda, Belçika, Avusturya, İsviçre, İtalya, İspanya, Portekiz, İngiltere, Amerika Birleşik Devletleri, Kanada, Avustralya, Japonya, Güney Kore, Brezilya, Meksika, Yunanistan, Bulgaristan, Romanya, Polonya, Azerbaycan, Gürcistan ve birçok Avrupa, Amerika, Asya ve Afrika ülkesi apostil sistemine dahildir. Bu ülkeler arasında düzenlenen resmî belgeler, doğru makamdan alınmış apostil şerhi ile diğer taraf ülkelerde daha hızlı ve pratik şekilde kullanılabilir.
Bununla birlikte, bir ülkenin apostil sistemine taraf olup olmadığı işlemden önce mutlaka güncel olarak kontrol edilmelidir. Çünkü bazı ülkeler sözleşmeye yeni katılmış olabilir, bazı ülkeler bakımından yürürlük tarihi henüz başlamamış olabilir veya taraf ülkeler arasında itiraz, beyan ya da özel uygulama farkları bulunabilir. Ayrıca apostil şerhi yalnızca taraf ülkeler arasında ve sözleşme kapsamındaki resmî belgeler için sonuç doğurur. Belge diplomatik veya konsolosluk makamı tarafından düzenlenmişse ya da doğrudan ticari ve gümrük işlemleriyle ilgili özel bir idari belge niteliğindeyse apostil kapsamı dışında kalabilir.
Apostil Onayı ile Konsolosluk Onayı Arasındaki Fark Nedir?
Apostil onayı ile konsolosluk onayı arasındaki temel fark, belgenin hangi ülkede kullanılacağı ve ilgili ülkelerin Lahey Apostil Sözleşmesi’ne taraf olup olmadığıdır. Apostil onayı, taraf ülkeler arasında geçerli olan daha pratik ve tek aşamalı bir belge tasdik sistemidir. Belge hangi ülkede düzenlenmişse, apostil de o ülkenin yetkili makamı tarafından yapılır. Örneğin Türkiye’de düzenlenen bir nüfus kayıt örneği yurt dışında kullanılacaksa apostil işlemi Türkiye’deki yetkili makamlarca yapılır. Aynı şekilde Almanya’da düzenlenen bir mahkeme kararı Türkiye’de kullanılacaksa apostil işlemi Almanya’daki yetkili makamdan alınmalıdır.
Konsolosluk onayı ise genellikle apostil sistemine dahil olmayan ülkeler bakımından gündeme gelir. Bu süreç apostile göre daha uzun ve aşamalı olabilir; belge önce düzenlendiği ülkedeki yetkili makamlarca onaylanır, ardından dışişleri veya konsolosluk tasdiki gerekebilir. Uygulamada en doğru yolun belirlenmesi için belgenin düzenlendiği ülke, kullanılacağı ülke, belgenin türü ve işlem yapılacak kurum birlikte değerlendirilmelidir.
Ulus Hukuk ve Danışmanlık olarak, yurt dışında düzenlenen belgelerin Türkiye’de kullanılabilir hale getirilmesi, apostil ve konsolosluk onayı süreçlerinin doğru planlanması, tercüme ve vekaletname işlemlerinin eksiksiz hazırlanması konusunda müvekkillerimize hukuki destek sağlamaktayız.
